Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público

Con fecha de 28 de diciembre de 2013 se publicó en el BOE la Ley 25/2013 de  de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Esta Ley nace con los objetivos de reducir la morosidad de la Administración Pública y realizar un mejor control de gasto público, que redunde en un mayor protección de  los proveedores de la administración.

La ley adopta varias medidas con estos propósitos en mente. Entre otras:

• La obligación de los proveedores de presentar en un registro administrativo  facturas electrónicas expedidas por los servicios que presten o bienes que entreguen a una Administración Pública en el marco de cualquier relación jurídica
• Impulsar el uso de la factura electrónica.
• La creación, por parte de las Administraciones Públicas, de un registro contable de facturas que agilice los pagos y  proporcione un mejor seguimiento de las facturas pendientes de pago.

Ámbito de aplicación de la Ley 25/2013:

La Ley 25/2013  se aplica a aquellas facturas emitidas en el marco de las relaciones jurídicas  entre proveedores de bienes y servicios y Administraciones Públicas (entendiéndose  éstas las  del art. 3. 4 de la Ley de Contratos del Sector Público,  además de  las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades  profesionales de la seguridad social, en el ejercicio de su función colaboradora en la gestión de la Seguridad Social.)

La obligación de  facturar de forma electrónica comienza a partir del 15 de enero de 2015 para las siguientes organizaciones:

a) Las sociedades anónimas.

b) Las sociedades de responsabilidad limitada.

c) Las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española.

d) Los establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria.

e) Las uniones temporales de empresas.

f) Agrupación de interés económico, Agrupación de interés económico europea, Fondo de Pensiones, Fondo de capital riesgo, Fondo de inversiones, Fondo de utilización de activos, Fondo de regularización del mercado hipotecario, Fondo de titulización hipotecaria o Fondo de garantía de inversiones.

No obstante lo anteriorse contempla la posibilidad de establecer dos excepciones a esta obligación de facturación electrónica en los siguientes supuestos:

• Facturas que  no superen los 5.000€
• Facturas emitidas por los proveedores a los servicios en el exterior de las Administraciones Públicas hasta que dichas facturas puedan satisfacer los requerimientos técnicos.

Requisitos de la factura electrónica

Las facturas electrónicas deberán tener un formato estructurado y encontrarse firmadas por una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10.1 a) del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.  Se prevé que este  formato venga especificado por Orden Ministerial pero, mientras esta no se apruebe, las facturas electrónicas que se remitan a las Administraciones Públicas se ajustarán al formato estructurado de la factura electrónica Facturae, versión 3.2, y de firma electrónica conforme a la especificación XMLAdvanced Electronic Signatures (XAdES).

En cualquier caso, también se admiten facturas electrónicas con  sello electrónico avanzado basado en un certificado reconocido que reúna los siguientes requisitos:

• Que el certificado identifique a la persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica que selle la factura electrónica, a través de su denominación o razón social y su número de identificación fiscal.
• La solicitud del sello electrónico avanzado podrá formularse bien mediante comparecencia presencial de una persona física que acredite su representación, bien por medios electrónicos mediante el DNI electrónico y la remisión de los documentos que acrediten su poder de representación en formato papel o electrónico.

Gestión de la factura electrónica

El procedimiento de facturación se basa en la existencia de un  punto general de entrada de facturas electrónicas a través del cual se recibirán todas las facturas electrónicas que correspondan a entidades, entes y organismos vinculados o dependientes de la Administración. En principio, habría tres puntos generales de entrada, uno por cada nivel administrativo (Estado, Comunidades Autónomas y Entidades Locales) Sin embargo, se contempla la posibilidad de que, por razones de eficiencia, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales se adhieran al punto general de entrada estatal.

¿Qué permite este punto general de entrada de facturas electrónicas?

• Proporciona una solución de intermediación entre quien presenta la factura y la oficina contable competente para su registro.
• Permite el envío de facturas en el formato exigido por la Ley  además de consultar el estado de la tramitación de la factura.
• La presentación de las facturas a través del punto general de entrada producirá una entrada automática en un registro electrónico de la Administración Pública gestora de dicho punto, proporcionando un acuse de recibo electrónico con acreditación de la fecha y hora de presentación.
• Proporciona un servicio automático de puesta a disposición o de remisión electrónica de las facturas  a las oficinas contables competentes para su registro.

En cuanto al archivo y custodia de las facturas,  es una función que le corresponde a al órgano administrativo destinatario de las mismas, aunque se contempla la posibilidad de que se utilice el punto de general de entrada de facturas electrónicas como medio de archivo y custodia. En este último caso, la información  no podrá ser ni explotada ni cedida más que  al propio órgano administrativo al que corresponda la factura.  Todo esto sin perjuicio, obviamente, de las obligaciones que se puedan derivar de la normativa tributaria.

También es relevante mencionar la creación de un registro contable de facturas para cada uno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de la  Ley  25/2013.  La gestión de este registro le corresponde al órgano o unidad administrativa que tenga atribuidas las funciones contables, que  recibirá las facturas del registro administrativo y les asignará un código de identificación.

Como ya se ha mencionado, la idea de este registro es agilizar los pagos y lograr una mayor transparencia en el pago de las facturas.

Por último, tal y como viene establecido en el art. 11 de la Ley 25/2013, la recepción de la factura en el punto general de entrada de facturas electrónicas y su anotación en el registro contable de facturas tendrá únicamente los efectos que de acuerdo con la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común se deriven de su presentación en un registro administrativo.